6 mẹo khắc phục lỗi bộ lọc không filter được trong Excel

Lỗi bộ lọc không filter được trong Excel là một trong những lỗi thường gặp khiến cho người dùng gặp khó khăn khi lọc dữ liệu như lọc dữ liệu bị sai, lọc không hết dữ liệu … Lỗi này gây ảnh hưởng lớn tới kết quả công việc cũng như quá trình thao tác xử lý dữ liệu công việc nếu như không được khắc phục kịp thời. 

Có một vài nguyên nhân phổ biến khiến cho bộ lọc filter trong Excel gặp lỗi, cụ thể: 

• Các ô dữ liệu được ghép lại với nhau bằng lệnh Merge & Center 
• Có nhiều ô trống trong vùng dữ liệu được chọn nhằm tạo bộ lọc 
• Có dữ liệu mới nhập hoặc thêm vào không nằm trong vùng ô dữ liệu đã chọn để lọc
• Ngoài ra, lỗi bộ lọc filter trong Excel có thể do chức năng group làm dữ liệu bị mất 1 phần 

2.1. Chọn toàn bộ cột làm vùng tạo bộ lọc 

Chọn toàn bộ cột làm vùng tạo bộ lọc giúp bạn chọn được toàn bộ dữ liệu mà không lo bị xót cũng như đảm bảo bộ lọc sẽ không bị sai sót khi lọc. Cách thực hiện như sau: 

• Bước 1: Click chuột vào chữ cái đầu cột dữ liệu để chọn toàn bộ cột 

• Bước 2: Chọn tab Data > chọn Filter ở phần Sort & Filter để áp dụng bộ lọc cho toàn bộ dữ liệu ở cột đã chọn 

• Bước 3: Nhấn chuột vào nút mũi tên của bộ lọc > tất cả dữ liệu của ô sẽ được hiển thị ở bảng dữ liệu như hình dưới 

• Bước 4: Với cách này, bộ lọc sẽ bao gồm các ô trống (blank) có thể làm dữ liệu bạn lọc bị đứt quãng, hãy bỏ tích chọn ở ô blank để loại bỏ các ô này > nhấn OK
• Bước 5: Kết quả lọc sẽ hiển thị như dưới đây 

2.2. Xóa các ô trống trong cột dữ liệu cần lọc 

Các ô trống xuất hiện xen kẽ trong cột dữ liệu có thể là một trong những nguyên nhân khiến bạn lọc dữ liệu thiếu tính chính xác. Do đó, khi xóa các ô trống này có thể giúp bạn khắc phục lỗi bộ lọc không filter được trong Excel

Cách để xóa các ô trống này như sau: 

• Bước 1: Xác định các ô trống cần xóa > nhấn chuột phải vào ô trống cần xóa > chọn Delete 

• Bước 2: Khi này một hộp thoại nhỏ sẽ hiện lên > bạn cần chọn hướng dữ liệu bên dưới hoặc bên trên sẽ thay thế ô trống đó, cụ thể: Shift cells up ( xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa lên trên); Shift cells left ( xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa sang bên phải) 

2.3. Sử dụng tính năng Unprotect

Khi trang tính được bảo vệ, bạn cũng không thể lọc được dữ liệu hoặc thực hiện bất kỳ thao tác nào trên trang tính đó. Khi này, cách khắc phục tốt nhất là bạn cần nên mở khóa trang tính đó theo hướng dẫn sau: 

Đi đến trang tính (Sheet) được Protect > nhấn vào tab Review > chọn Unprotect Sheet

Lưu ý: nếu khi thao tác Unprotect Sheet yêu cầu mật khẩu, bạn sẽ cần nhập chính xác mật khẩu vào trong cửa sổ đăng nhập hiện lên, sau đó nhấn Ok mới có thể mở khóa được Sheet cần dùng. 

2.4. Ghép các ô trong bảng tính 

Như đã nêu ở trên, các ô được ghép lại với nhau bằng lệnh Merge & Center là một trong những nguyên nhân gây lỗi bộ lọc không filter được trong Excel. Do đó, để khắc phục lỗi này bạn cần tìm và bỏ các ô bị ghép lại với nhau theo hướng dẫn sau: 

• Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace > chọn Option > chọn Format
• Bước 2: Chọn tab Alignment > chọn đến phần Text Control > tích chọn Merge Cells > nhấn Ok 
• Bước 3: Nhấn Find All > hộp thoại Find & Replace sẽ liệt kê các ô được ghép vào phần dưới của hộp thoại. 
• Bước 4: Cuối cùng bạn chỉ cần click vào các tham chiếu ô đã được liệt kê > chọn Tab Home > nhấn chọn Unmerge Cells để bỏ ghép ô 

2.5. Ungroup bảng tính 

Khi hai hoặc nhiều bảng tính được nhóm lại với nhau, tùy chọn của bộ lọc Filter sẽ hiển thị màu xám, do đó mà bạn sẽ không thể thao tác lọc được dữ liệu được. 

Để khắc phục lỗi bộ lọc không filter được trong Excel do ungroup bảng tính bạn cần thực hiện như hướng dẫn sau đây: Click chuột phải vào sheet được nhóm ở dưới cùng của Excel > chọn Ungroup Sheets 

2.6. Thiết lập lại bộ lọc mới

• Bước 1: Chọn tab Data > nhấn vào Filter trong mục Sort & Filter để bỏ các bộ lọc đã tạo trong bảng tính Excel 
• Bước 2: Chọn phạm vi cột chứa các dữ liệu bằng cách kéo con trỏ chuột cho tới khi hết ô dữ liệu của cột bạn muốn lọc 
• Bước 3: Chọn lại tab Data > nhấn vào Filter để tạo lại bộ lọc mới cho dữ liệu bạn vừa chọn > kiểm tra dữ liệu trong bộ lọc 

Trên đây, MediaMart đã giới thiệu bạn 6 mẹo khắc phục lỗi bộ lọc không filter được trong Excel. Hy vọng các mẹo khắc phục đơn giản và hiệu quả dưới đây sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình xử lý dữ liệu khi làm việc với Excel. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!